Cómo hacer un inventario en tu comercio (y que el número sea real)

El stock que figura en el sistema o en la planilla y el que hay en el local se van separando con el tiempo: un error de carga, una rotura que no se anotó, una venta que se cobró como otro producto. Hacer un inventario (un conteo físico) es la forma de volver a poner los dos números de acuerdo.

En esta guía vas a ver cómo prepararlo, cómo contar para no equivocarte y qué hacer con las diferencias.

Por qué hacer inventario

• Para que el stock sea confiable. Si el número no es real, las alertas de reposición y las compras fallan.
• Para encontrar pérdidas. Las diferencias te muestran dónde se pierde mercadería.
• Para saber cuánto vale tu mercadería. Es un dato clave para entender la salud del negocio, y tu contador te lo puede pedir.

Antes de contar: la preparación

Un inventario bien preparado se hace en la mitad del tiempo.

1. Elegí el momento: fuera del horario de atención o en el día más tranquilo. Contar mientras se vende genera diferencias falsas.
2. Ordená el local y el depósito: cada producto en su lugar y lo roto o vencido, separado.
3. Recibí y registrá antes toda la mercadería que llegó, para que no quede en el limbo.
4. Dividí el local en sectores: estanterías, góndolas, depósito. Cada sector se cuenta completo antes de pasar al siguiente.
5. Prepará la herramienta de conteo: un listado por sector o, mejor, un lector de código de barras.

Cómo contar sin errores

• Contá en parejas: uno cuenta y el otro anota o escanea. Se equivocan menos y es más rápido.
• Un sector a la vez, de izquierda a derecha y de arriba abajo, siempre en el mismo orden.
• Mirá las variantes: en ropa o calzado, cada talle y color es un producto distinto.
• Marcá lo contado, con un papel o una etiqueta, para no contar dos veces.
• Productos por peso: pesalos y anotá la cantidad en la unidad en que los vendés.

No corrijas el sistema mientras contás. Primero contá todo, después compará.

Comparar y entender las diferencias

Con el conteo terminado, comparalo con lo que dice el sistema. Vas a encontrar tres tipos de casos:

• Coincide: perfecto.
• Diferencias chicas: normales, sobre todo si hace mucho que no contabas.
• Diferencias grandes: volvé a contar ese producto antes de corregir. Muchas veces el error está en el conteo.

Antes de ajustar, preguntate por qué pasó. Los motivos más comunes son productos parecidos que se cobran uno por otro, mercadería recibida sin registrar, roturas o vencimientos sin anotar, devoluciones mal cargadas y, a veces, faltantes.

Ajustá el stock con motivo

Cuando corrijas el stock, dejá anotado por qué: conteo físico, rotura, vencimiento, pérdida. Un ajuste sin motivo corrige el número, pero te deja sin saber dónde se pierde la mercadería.

Cada cuánto hacer inventario

• Un inventario completo al menos una o dos veces por año.
• Conteos cíclicos: contar un sector o una categoría por semana. Así nunca tenés que cerrar el local un día entero.
• Los productos más caros o más vendidos, más seguido.

Hacelo más fácil con un sistema

En Chekin registrás el conteo físico como un movimiento de stock y el número queda corregido con su motivo, igual que las pérdidas, roturas, devoluciones y transferencias. Además, cada producto y variante puede tener su código de barras para contar escaneando, y el stock se lleva por sucursal. Mirá cómo funciona el control de stock.

En resumen

• Prepará el inventario: local ordenado, mercadería recibida registrada y sectores definidos.
• Contá en parejas, sector por sector y sin vender mientras tanto.
• Primero contá todo, después compará con el sistema.
• Volvé a contar las diferencias grandes y ajustá siempre con motivo.
• Sumá conteos cíclicos para no depender de un único inventario anual.